PRIVACYVERKLARING – KLANTEN

(versie 03/07/2024)

Uw privacy is belangrijk voor ons.

Alle persoonsgegevens die wij van u ontvangen, worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“GDPR”), evenals deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring bezorgt u meer informatie over welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen. Daarnaast verkrijgt u ook meer informatie over hoe u uw rechten kan uitoefenen.

I. IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS

De gezamenlijke verantwoordelijken voor de verwerking van uw persoonsgegevens zijn de volgende rechtspersonen:

Aminolabs Holding BV
Research Campus 6
3500 Hasselt
Ondernemingsnummer 0805 035 167

Eurofood International NV
Research Campus 6
3500 Hasselt
Ondernemingsnummer 0462 325 457

Aminolabs Belgium NV
Research Campus 6
3500 Hasselt
Ondernemingsnummer 0450 846 397

 

Voor sommige doeleinden verwerken de bovenstaande entiteiten uw persoonsgegevens samen als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken met Aminolabs Deutschland GmbH, met adres te Große Reichenstr. 27, D-20457 Hamburg, Duitsland, met ondernemingsnummer HRB 148138. In geval u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u steeds contact opnemen met iedere gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke.

Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u altijd contact met ons opnemen:

Aminolabs Deutschland heeft een functionaris voor gegevensbescherming (“DPO”) aangesteld overeenkomstig de AVG. De DPO (voor Aminolabs Deutschland) kan worden gecontacteerd via privacy@aminolabs.com.

II. DOELEINDEN

Als klant bij Aminolabs kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken voor een of meer van de volgende doeleinden:

  • Klantenbeheer
  • Marketing en communicatie
  • Toegangscontrole
  • Camerabewaking
  • Geschillenbeheer
  • Website

Hieronder vindt u per doeleinde de persoonsgegevens die wij verwerken, waarom wij ze verwerken, hoe wij de gegevens verkrijgen, hoe lang wij de gegevens bewaren en met wie wij ze delen.

A. Klantenbeheer

Als (contactpersoon van een) (potentiële) klant bij Aminolabs, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (ondernemingsnummer, btw-nummer) en enige andere informatie die u aan ons verstrekt of relevant is in het kader van de klantenrelatie (bijv. informatie omtrent uw beroep of betrekking).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om de administratie met onze klanten te organiseren, inclusief een vlotte correspondentie, het afsluiten en uitvoeren van bestellingen, het opvolgen van onze bestellingen, het organiseren van onze facturatie.

In geval van een (contactpersoon van een) professionele klant is de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om uw bestellingen uit te voeren (art. 6.1 (f) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u.

Aminolabs Deutschland GmbH is medeverantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van doeleinden van R&D. Indien u hieromtrent verdere vragen heeft, kan u steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld onder IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS.

Voor ons klantenbeheer houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar na uw laatste bestelling of het laatste contact met u (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van ons klantenbeheer (IT- en software providers, mogelijke koeriersdiensten).

B. Marketing en communicatie

Met het oog op onze marketing en communicatie, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres), persoonlijke kenmerken (geslacht, taal), informatie over uw opleiding en beroep (functie, bedrijf), participatie/evaluatie in/van beurzen/evenementen en enige andere informatie die u aan ons meedeelt. Wij ontvangen mogelijk ook gegevens omtrent uw interactie naar aanleiding van onze nieuwsbrieven.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om u op de hoogte te houden van onze producten en diensten via onze website, sociale mediapagina’s of direct marketingcommunicaties omtrent topics die u mogelijk interesseren, inclusief onze nieuwsbrieven, informatie over onze producten, uitnodigingen voor onze beurzen en evenementen.

De rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze producten, diensten en evenementen te promoten bij onze (potentiële) klanten (art. 6.1 (f) GDPR). Tijdens een beurs vragen wij uw toestemming voor het versturen van onze communicaties (art. 6.1 (a) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u.

Wij sturen u onze nieuwsbrieven en andere communicaties totdat u zich hiervoor uitschrijft, hetgeen u te allen tijde kunt doen (voor meer informatie, zie RECHTEN).

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derde partijen met wie samenwerken in het kader van onze marketing en communicatie (leveranciers van marketingtools). Daarnaast hebben IT- en software providers ook toegang tot deze persoonsgegevens.

C. Facturatie en boekhouding

Met het oog op onze facturatie en boekhouding, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegevens door de overheid (ondernemingnsummer, btw-nummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, betalingswijze) en een overzicht van geleverde diensten.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om onze boekhouding te voeren en onze boekhoudkundige verplichtingen na te leven (waaronder het opstellen van de boekhoudkundige documenten, jaarrekeningen, belastingen, voorafbetalingen, onkostennota's) en onze producten en diensten te factureren.

De rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op de verschillende wettelijke verplichtingen zoals bepaald in het Wetboek van Economisch Recht, het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, het Koninklijk besluit tot uitvoering van deze wet en het Wetboek van Inkomstenbelastingen (art. 6.1 (c) GDPR) en - voor zover de verwerking verdergaat dan strikt noodzakelijk voor de naleving van deze wettelijke verplichtingen - op het gerechtvaardigd belang van de werkgever (art. 6.1 (f) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u.

Voor onze facturatie en boekhouding houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar na het respectievelijke financiële boekjaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen op een "need to know"-basis, waaronder overheidsinstanties, socialezekerheidsinstanties, banken en verzekeringsmaatschappijen, ons accountants- en advocatenkantoor. Daarnaast hebben ook onze IT- en software providers toegang tot deze persoonsgegevens.

D. Toegangscontrole

Met het oog op het waarborgen van de veiligheid in onze gebouwen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, e-mailadres), gegevens over uw beroep en betrekking (functie en bedrijfsnaam) en uw tijdstip van aanwezigheid.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe de veiligheid in onze gebouwen te verzekeren door middel van toegangsregistratie en het bijhouden van een overzicht van aanwezigen in onze gebouwen.

De rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om de veiligheid in onze gebouwen te waarborgen (art. 6.1 (f) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u bij de toegangsregistratie bij onze receptie.

Voor het bewaken van de veiligheid in onze gebouwen houden wij uw persoonsgegevens bij tot 1 maand na het registreren van de persoonsgegevens, tenzij deze langer moeten worden bewaard als bewijsmateriaal van een concreet misdrijf of schadegeval of voor het identificeren van een potentiële dader, slachtoffer of getuige (plus een verificatieperiode van 2 weken).

Wij delen deze persoonsgegevens enkel met derde partijen op een “need to know”-basis, inclusief mogelijke doorgiften aan de politie, gerechtelijke autoriteiten en brandweer. Daarnaast hebben derden met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT- en software providers).

E. Camerabewaking

Onze gebouwen (inclusief de fabriek) zijn uitgerust met camerabewaking. Bij een bezoek aan onze gebouwen, leggen deze camera’s uw beelden vast, evenals de locatie, datum en tijdstip van uw aanwezigheid.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe de veiligheid in onze gebouwen te verzekeren en diefstallen te voorkomen en om misdrijven, conflicten, schadegevallen en andere incidenten af te handelen.

De rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om de veiligheid in onze gebouwen te waarborgen (art. 6.1 (f) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u. De camerabewaking worden duidelijk aangegeven bij de ingang van onze gebouwen met het gekende pictogram.

Voor het bewaken van de veiligheid in onze gebouwen houden wij uw persoonsgegevens (inclusief camerabeelden) bij tot 1 maand na het registreren van de persoonsgegevens, tenzij deze langer moeten worden bewaard als bewijsmateriaal van een concreet misdrijf of schadegeval of voor het identificeren van een potentiële dader, slachtoffer of getuige (plus een verificatieperiode van 2 weken).

Wij delen deze persoonsgegevens enkel met derde partijen met wie wij samenwerken voor bovenvermelde doeleinden (beveiligingsadviseurs) en op een “need to know”-basis met de politie en gerechtelijke autoriteiten. In geval van een schadegeval kunnen de beelden ook worden doorgegeven aan onze verzekeraar, advocatenkantoren, experts of andere betrokken partijen. Daarnaast hebben derden met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT- en software providers).

F. Gechillenbeheer

In geval van een (potentieel) geschil verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer) en enige andere informatie die relevant is voor het beheer van een (mogelijk) geschil.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om onze juridische belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze (contractuele, buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten te vrijwaren (art. 6.1 (f) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens hetzij rechtstreeks van u of hetzij onrechtstreeks van derde partijen.

Voor doeleinden van ons geschillenbeheer houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening (langer indien noodzakelijk, bijv. om te voldoen aan wettelijke verplichtingen) (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derde partijen op een "need to know"-basis, waaronder overheidsinstanties en gerechtelijke autoriteiten (i.e. rechtbanken en gerechtshoven, deurwaarders, openbaar ministerie en politie), banken en verzekeringsmaatschappijen, ons accountants- en advocatenkantoor, incassobureaus. Daarnaast hebben ook onze IT- en software providers toegang tot deze persoonsgegevens.

G. Website

Voor meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens bij een bezoek aan onze website www.aminolabs.com verwijzen wij naar onze Privacy notice - website.

III. BEVEILIGING

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat uw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

IV. RECHTEN

U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

  • een verzoek om toegang tot of rectificatie van uw persoonsgegevens;
  • een verzoek om wissing van uw persoonsgegevens;
  • een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • een verzoek om uw toestemming in te trekken;
  • een bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens;
  • een verzoek tot overdracht van uw gegevens aan een andere dienstverlener;
  • een klacht als u van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

U kunt ons hiervoor steeds contacteren via een van de volgende kanalen:

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens een gerechtvaardigd belang is, kan u ons steeds meer informatie vragen over de belangenafweging die Aminolabs in dat kader heeft uitgevoerd (voor meer informatie, zie DOELEINDEN). U kan te allen tijde uw recht van bezwaar uitoefenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met vermelding van de redenen die op uw specifieke situatie betrekking hebben. Aminolabs zal de verwerking van uw persoonsgegevens staken, tenzij zij van oordeel is dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden die u aanvoert.

Om uw verzoeken correct te kunnen opvolgen en te beantwoorden, verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van onze wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit hoofdstuk III juncto artikel 5.2 GDPR (art. 6.1 (c) GDPR). Voor identificatiedoeleinden kunnen wij u om een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart vragen. We houden uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het beantwoorden van het verzoek (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

V. UPDATES

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Via onze website heeft u altijd toegang tot de meest actuele versie.