DÉCLARATION DE VIE PRIVÉE – FOURNISSEURS

(version 05/07/2024)

Votre vie privée est importante pour nous.

Toutes les données à caractère personnel que nous obtenons de vous sont traités conformément aux réglementations en vigueur en matière de protection des données, en particulier le Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la présente déclaration de vie privée.

La présente déclaration de vie privée vous fournit de plus amples informations sur les données à caractère personnel que nous traitons, les raisons pour lesquelles nous les traitons, la manière dont nous les obtenons, la durée de conservation et les personnes avec lesquelles nous les partageons. En outre, vous obtiendrez également plus d'informations sur la façon d'exercer vos droits.

I. IDENTITÉ ET COORDONNÉES

Les co-responsables du traitement de vos données à caractère personnel sont les entités juridiques suivantes :

Aminolabs Holding BV
Research Campus 6
3500 Hasselt
Numéro d’entreprise 0805 035 167

Eurofood International NV
Research Campus 6
3500 Hasselt
Numéro d’entreprise 0462 325 457

Aminolabs Belgium NV
Research Campus 6
3500 Hasselt
Numéro d’entreprise 0450 846 397

Pour certains objectifs, les entités mentionnées ci-dessus traitent vos données personnelles conjointement en tant que responsables du traitement avec Aminolabs Deutschland GmbH, située à Große Reichenstr. 27, D-20457 Hambourg, Allemagne, avec le numéro d'entreprise HRB 148138. Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez toujours contacter l'un des responsables conjoints du traitement.

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez toujours nous contacter:

par courrier postal: à l'adresse ci-dessus, avec la mention "Vie privée"
par e-mail: privacy@aminolabs.com

Aminolabs Deutschland a nommé un délégué à la protection des données ("DPO") conformément au RGPD. Le DPO (pour Aminolabs Deutschland) peut être contacté via privacy@aminolabs.com.

II. FINALITÉS

En tant que fournisseur d'Aminolabs, nous traitons vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs des finalités suivantes :

Gestion des fournisseurs
Facturation et comptabilité
Contrôle d’ accès
Surveillance par caméra
Gestion des litiges
Site web

Vous trouverez ci-dessous, pour chaque finalité, les données à caractère personnel que nous traitons, la raison pour laquelle nous les traitons, la manière dont nous les obtenons, la durée de conservation et les personnes avec lesquelles nous les partageons.

A. Gestion des fournisseurs

En tant que (personne de contact d'un) fournisseur (potentiel) chez Aminolabs, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (de l'entreprise), adresse e-mail, numéro de téléphone), les données d'identification délivrées par les autorités publiques (numéro d'entreprise, numéro de TVA), les données financières (numéro de compte bancaire, mode de paiement) et toute autre information que vous nous fournissez ou qui est pertinente dans le cadre de notre collaboration (par exemple informations concernant votre profession et votre occupation).

Le traitement de ces données à caractère personnel nous permet d'organiser l'administration avec nos fournisseurs, y compris une correspondance fluide avec nos fournisseurs, la conclusion et l'exécution d'un contrat de fournisseur, le suivi de nos commandes et la gestion de notre facturation.

En cas (de personne de contact) d'un fournisseur professionnel, la base juridique pour le traitement des données à caractère personnel est basée sur notre intérêt légitime à suivre nos commandes (art. 6.1 (f) RGPD).

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement de vous.

Pour notre gestion des fournisseurs nous conservons vos données à caractère personnel jusqu'à 10 ans après votre dernière commande ou votre dernier contact avec nous (plus une période de vérification de 1 an).

Aminolabs Deutschland GmbH est conjointement responsable du traitement de vos données personnelles dans le cadre des finalités de R&D et de logistique. Si vous avez des questions à ce sujet, vous pouvez toujours nous contacter via les coordonnées mentionnées sous IDENTITÉ ET COORDONNÉES.

Nous partageons uniquement ces données à caractère personnel avec des tiers avec lesquels nous collaborons dans le cadre de notre gestion des fournisseurs (les informaticiens et fournisseurs de logiciels, cabinets d’experts comptables et d'avocats et services de coursiers éventuels).

B. Facturation et comptabilité

En vue de la facturation et de la comptabilité, nous pouvons traiter vos données d’identification personnelles (nom, adresse (de l’entreprise), adresse e-mail, numéro de téléphone), les données d'identification délivrées par les autorités publiques (numéro d'entreprise, numéro de TVA), les données financières (numéro de compte bancaire, mode de paiement) et un aperçu des services fournis.

Le traitement de ces données à caractère personnel nous permet de tenir notre comptabilité et de respecter les obligations comptables (y compris la préparation des documents comptables, des comptes annuels, des impôts, des prépaiements, des notes de frais) et de facturer nos produits et services.

La base juridique du traitement de ces données à caractère personnel est basée par les différentes obligations légales telles que déterminées dans le Code de Droit Économique, le Code des Sociétés et des Associations, l'Arrêté Royal d'exécution de cette loi et le Code des Impôts sur le Revenu (art. 6.1 (c) du RGPD) et - dans la mesure où le traitement va au-delà de ce qui est strictement nécessaire pour se conformer à ces obligations légales - sur l'intérêt légitime de l'employeur (art. 6.1 (f) du RGPD).

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement de vous.

Pour notre facturation et comptabilité nous conservons vos données à caractère personnel jusqu'à 10 ans après l'exercice financier respectif (plus une période de vérification de 1 an).

Nous partageons uniquement ces données à caractère personnel avec des tiers si nécessaire, y compris les autorités publiques, les organismes de sécurité sociale, les établissements bancaires et d’assurance, notre cabinet d’experts comptables et d'avocats. En outre, nos informaticiens et fournisseurs de logiciels ont également accès à ces données à caractère personnel.

C. Contrôle d’accès

Dans le but de protéger nos bâtiments, nous traitons vos données d’identification personnelles (nom, adresse e-mail), informations concernant votre profession et votre occupation (fonction, nom de l’entreprise) et le moment de votre visite.

Le traitement de ces données à caractère personnel nous permet d’assurer la sécurité dans nos bâtiments en enregistrant les accès et de conserver un aperçu des personnes présentes dans les bâtiments.

La base juridique du traitement de ces données à caractère personnel est basée sur notre intérêt légitime de garantir la sécurité dans nos bâtiments (art. 6.1 (f) RGPD).

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement de vous lors de l’enregistrement de votre accès à notre réception.

Pour assurer la sécurité dans nos bâtiments, nous conservons vos données à caractère personnel jusqu'à 1 mois après l’enregistrement, sauf si ces données doivent être conservées plus longtemps comme éléments de preuve d'un délit ou d'une plainte ou pour identifier un délinquant, une victime ou un témoin potentiel (plus une période de vérification de deux semaines).

Nous partageons uniquement ces données à caractère personnel avec des tiers si nécessaire, y compris les transferts éventuelles à la police, aux autorités judiciaires et aux services d’incendie. En outre, les tiers avec lesquels nous collaborons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données à caractère personnel (les informaticiens et fournisseurs de logiciels).

D. SURVEILLANCE PAR CAMÉRA

Nos bâtiments (y compris l’usine) sont munis de caméras de surveillance. Lors d’une visite, vos images peuvent être enregistrées ainsi que le lieu, la date et l’heure de l’enregistrement.

Le traitement de ces données à caractère personnel nous permet d’assurer la sécurité dans nos bâtiments, d’éviter les vols, les actes criminels et les conflits ainsi que pour faire le suivi et traiter les dommages et autres accidents.

La base juridique du traitement de ces données à caractère personnel est basée sur notre intérêt légitime de garantir la sécurité dans nos bâtiments (art. 6.1 (f) RGPD).

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement de vous. La surveillance par caméra est clairement indiquée à l’entrée de nos bâtiments avec le pictogramme connu.

Nous partageons uniquement ces données à caractère personnel avec des tiers avec lesquels nous collaborons pour atteindre les finalités précités (les conseillers en sécurité) et, si nécessaire, avec la police et les autorités judiciaires. En cas de dommage, les images peuvent également être transmises à notre assureur, nos cabinets d'avocats, des experts ou autres parties concernées. En outre, les tiers avec lesquels nous collaborons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données à caractère personnel (les informaticiens et fournisseurs de logiciels).

E. Gestion des litiges

En vue de la gestion d’éventuels litiges, nous pouvons traiter vos données d’identification personnelles (nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone) et tout autre information qui est pertinente pour la gestion d’un (éventuel) litige.

Le traitement de ces données à caractère personnel nous permet de défendre nos intérêts juridiques sous toutes les formes de règlement des litiges et de se charger de l’administration de nos litiges.

La base juridique du traitement de ces données à caractère personnel est basée sur notre intérêt légitime de préserver nos droits (contractuels et extracontractuels, légaux et autres) (art. 6.1 (f) RGPD).

Nous obtenons ces données à caractère personnel, soit directement de vous, soit directement de tiers.

À des fins de gestion des litiges, nous conservons vos données à caractère personnel jusqu’à 5 an après l’expiration du dernier délai de pourvoi (et plus longtemps si nécessaire, par exemple pour satisfaire aux obligations légales) (plus une période de vérification de 1 an).

Nous partageons uniquement ces données à caractère personnel avec des tiers si nécessaire, y compris les autorités publiques et judiciaires (i.e. cours et tribunaux, les huissiers de justice, les procureurs et la police), les établissements bancaires et d’assurance, notre cabinet d’experts comptables et d'avocats, les bureaux d’encaissement. En outre, nos informaticiens et fournisseurs de logiciels ont également accès à ces données à caractère personnel.

F. SITE WEB

Pour plus d'informations sur le traitement de vos données à caractère personnel lorsque vous visitez notre site web www.aminolabs.com, nous vous renvoyons à notre Déclaration de vie privée - site web.

III. SÉCURITÉ

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la confidentialité de vos données à caractère personnel et protéger vos données contre toute destruction involontaire ou illégale, toute perte, toute modification et toute publication ou accès non autorisé.

Nous avons conclu les accords contractuels nécessaires avec les tiers avec lesquels nous collaborons et nous ne transmettons pas vos données à caractère personnel en dehors de l’Espace Économique Européen, sans la garantie que vos données y bénéficient également d'un niveau de protection équivalent.

IV. DROITS

Vous pouvez à tout moment nous contacter pour l’exercice des droits suivants :

une demande de consultation et de rectification des données à caractère personnel;
une demande d’effacement de vos données à caractère personnel;
une demande de limitation du traitement de vos données à caractère personnel;
une opposition au traitement de vos données;
une demande de transfert de vos données à un autre fournisseur de services;
une plainte si vous estimez que nous n'agissons pas conformément à la réglementation en vigueur en matière de protection des données. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de Autorité belge de protection des données.

Vous pouvez toujours nous contacter:

par courrier postal: à l'adresse ci-dessus, avec la mention "Vie privée"
par e-mail: privacy@aminolabs.com

Nous respectons tous les droits relatifs à vos données à caractère personnel dont vous pouvez jouir en vertu de la législation en vigueur.

Pour les finalités pour lesquelles la base juridique du traitement des données personnelles est un intérêt légitime, vous pouvez toujours nous demander plus d'informations sur la mise en balance des intérêts qu'Aminolabs a effectuée dans ce contexte (pour plus d'informations, voir FINALITÉS). Vous pouvez exercer votre droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à tout moment, en précisant les raisons liées à votre situation particulière. Aminolabs cessera le traitement de vos données personnelles à moins qu'elle ne considère qu'il existe des motifs légitimes impérieux qui prévalent sur les intérêts, droits et libertés que vous invoquez.

Pour traiter et répondre correctement à vos demandes, nous traitons vos données personnelles sur la base de nos obligations légales découlant du chapitre III en liaison avec l'article 5.2 RGPD (art. 6.1 (c) RGPD). À des fins d'identification, nous pouvons vous demander une copie de la partie recto de votre carte d'identité. Nous conserverons vos données personnelles pendant une durée maximale de 5 ans après avoir répondu à la demande (plus une période de vérification de 1 an).

V. MISE À JOUR

La présente déclaration de vie privée peut être modifiée de temps en temps, dans les limites de la réglementation applicable en matière de protection des données. Via notre site web, vous avez toujours accès à la version la plus récente.